Когда отдавать кадровый менеджмент на аутсорсинг

Когда отдавать кадровый менеджмент на аутсорсинг

Ведение бизнеса требует самого пристального внимания, необходимо решать сразу несколько разных задач – при этом заниматься кадровыми вопросами может быть просто некогда (или некому перепоручить).

Работа с персоналом, как правило, состоит из подбора, оформления кадровых документов, оценкой результативности, оплатой труда, а также другими срочными вопросами: замены, перевод на другую должность, спорные ситуации, сезонность бизнеса и прочее, что есть в любой организации (от малой до великой). Чтобы эффективно решать все задачи, касающиеся работы с кадрами и документооборотом, не увеличивая собственный штат сотрудников, уже давно придумали кадровый аутсорсинг.

Вопрос: «Всегда ли нужен человек, который будет знать, чем живут и дышат ваши подчинённые, или иногда лучше положиться на взгляд со стороны?»

Цейтнот старт-апа 
История 1-я:
Дмитрий с недавнего времени владеет небольшим бизнесом и уже привык к тому, что ему приходится решать срочные вопросы по телефону, одновременно вычитывая договоры, а иногда ещё и давая ценные указания сотрудникам (их пока было чуть больше 20 человек). От души сочувствуя Юлию Цезарю, который стал первой известной личностью, делающей одновременно три дела, Дмитрий разобрался с арендой помещения, оформлением новорождённой фирмы, логистикой (в первом приближении)…

До кадровой документации руки просто не доходили – пока не случился первый конфликт с последующим увольнением. Бывший сотрудник подал жалобу в трудовую инспекцию, а кадровые документы толком-то никто не вел… Вариантов не оставалось – пришлось пригласить кадровика со стороны. В кратчайшие сроки все «бумажки» были разработаны, заполнены и систематизированы в полном соответствии с ТК, так что отделались «легким испугом».

Дмитрий после этой истории, сказал нам, что предпочитает сразу правильно строить и бизнес, и работу с персоналом. А также добавил: «Когда я посчитал, сколько времени потратил на решение этого вопроса, то понял, что даже при небольшой пока прибыли я готов потратить 500 рублей в месяц за человека, чтобы все велось как следует. Кроме того, я увидел «побочный положительный эффект» грамотного оформления кадровых документов: авторитет компании в глазах сотрудников вырос, они стали лояльнее и ответственнее. Всё-таки для людей важно, чтобы в компании был порядок, так что кадровик приходит к нам раз в неделю и оформляет все необходимые документы. У нас офис маленький, кроме того, для подготовки кадровых документов, соответствующих законодательству, быть штатным сотрудником и не нужно».

Сколько стоит рабочее время топ-менеджера
История 2-я
Марину можно назвать успешной бизнес-леди, она Генеральный директор небольшой, но быстро развивающейся технологичной компании. А где рост, там и много изменений . . . Как рассказала нам Марина, она «стала чувствовать, что вопросы найма, оформления и разработки прочих документов, связанных с персоналом, стали «съедать» до четверти рабочего времени», которое Марина могла бы заниматься самими сотрудниками и бизнесом. «Сначала я решила переложить эти функции на бухгалтера (ей же всё равно приходилось заниматься оформлением документов и расчётам по ним, так пусть уж полностью возьмёт это на себя). Вызвала её, поставила ей задачу, а та тяжело вздохнула и в лоб спросила меня: «А кто квартальный отчёт для налоговой готовить будет? Я и так на эти кадровые вопросы чуть не половину времени трачу!» Затем делегировала моему ассистенту (толковая девушка), вроде бы взялась с энтузиазмом, но очень скоро пришла ко мне с сказала: «Чтобы вникнуть во все нюансы, мне нужно забросить полностью остальные дела и выключить телефоны».

Мы посчитали сколько стоит взять в штат специалиста по персоналу (исходя из того, что она будет готовить «бумажки»), а когда начали смотреть кандидатов, поняли, что этого недостаточно! Нужно, чтобы человек не только разбирался в оплате труда, но и подбирал сотрудников, а такой человек уже стоит других денег! Получается, что мы будем переплачивать за специалиста с более высокой квалификацией, который должен знать все участки работы, а по факту те же положения по премированию мы пересматриваем не чаще раза в год».

При этом брать такого штатного специалиста по кадрам в компанию, где работает около 40 человек, не слишком разумно.

Марина решилась отдать задачу внештатному сотруднику с частичной занятостью и без зачисления в штат. Очень скоро документооборот наладился, персонал стал лучше понимать свои задачи и эффективнее работать. Возможность в любой момент позвонить и проконсультироваться заметно облегчила и ускорила работу с сотрудниками. Плюс ко всему, решение нанять приходящего кадровика оказалось очень выгодным экономически – при небольших расходах компания получила полноценного HR, а освободившееся время гендиректора вылилось в заметную прибыль.

По нашим наблюдениям, если нет штатного HR-ра, то кадровые задачи распределяются между генеральным директором и кем-либо из персонала – руководителем отдела, заместителем директора, секретарём, бухгалтером… Помимо того, что разбираться с проблемами, в которых не являешься специалистом, не так просто (да и выполнить работу на должном уровне не всегда получается), это отвлекает внимание от других дел – именно от тех, для которых, собственно, человек и был нанят. Это не шуточки – вопросы, связанные с HR, могут «съесть» 30-40% времени квалифицированного сотрудника. Посчитаем, сколько своих непосредственных задач он не успеет выполнить (и сколько денег потеряет на этом фирма)?

Подбор персонала
История 3-я
Дела у Екатерины, владелицы нескольких магазинов, идут хорошо, но каждый раз, когда приходит время открывать новую точку, она с ужасом вспоминает первый опыт поиска и отбора сотрудников. Вроде бы, кто поймёт, какой человек нужен фирме, лучше, чем сама хозяйка? Однако просмотр сотни резюме, похожих, словно однояйцовые близнецы, кого хочешь вгонит в депрессию. «Мы всегда искали людей своими силами: сами размещали объявления, смотрели резюме, приглашали на интервью и т. д. Бывает, что возьмёшь человека, а он вскоре уходит, или просто не подходит нам. . . и приходится все начинать заново».

Терзаясь сомнениями, Екатерина поручила подбор необходимых сотрудников внешним специалистам (по рекомендации). Оказалось, что специалист по подбору, расспросив про фирму и корпоративные нормы, достаточно быстро поняла, кого нужно искать и приступила к работе. Через пару недель уже были представлены первые кандидаты, которые – о чудо! – действительно понимали специфику работы в ритейле и умели делать то, что от них требовалось.

Поистине, бездонные базы резюме требуют умения прекрасно разбираться как в них, так и в технологиях поиска. Профессиональный кадровый менеджер владеет инструментами, которые позволяют ему легко отделять зёрна от плевел и выбирать из моря претендентов на вакансию именно тех, кто больше всего ей соответствует.

Как нет премии? Всегда была!
История 4-я
Кирилл, директор фабрики по производству мебели, не на шутку обеспокоился, когда сотрудники в его компании начали проявлять недовольство. Дело в том, что в связи с кризисом встал ребром вопрос о сокращении штата, да и премиальные тоже нужно было урезать. Но как сделать всё это, не растеряв важных для производства работников? Нужно как-то мотивировать людей, объяснять им, почему деньги распределяются так, а не иначе, оформить все документы … С другой стороны, не нанимать же отдельного человека в ситуации кризиса, когда количество сотрудников, напротив, необходимо уменьшать!

Решили попробовать HR на аутсорсинге – попросили разработать и оформить все необходимые документы по реорганизации, проверить, кого можно сокращать, и пересмотреть условия премирования. После работы внешнего кадровика атмосфера на предприятии заметно улучшилась – люди получили необходимые объяснения и разобрались, что происходит с их премиями; об изменениях их стали предупреждать заранее, документы давать на подпись вовремя.

Несмотря на то, что всё это – непопулярные меры, работа внешнего кадровика помогла внедрить необходимые изменения. Претензии со стороны работников заметно уменьшились, лишние деньги тратить не пришлось, и в целом ситуация нормализовалась. «Также я заметил, что мне было легче работать с внешним кадровиком по этим вопросам, – отметил Кирилл, – она была более объективна, никого не покрывала и не выгораживала.

Вопросы реорганизации и удержания ценных сотрудников всегда требуют вдумчивого подхода. Особенно если финансовая ситуация по каким-то причинам ухудшилась. Люди быстро привыкают к хорошему и не готовы к тому, что денег вдруг стало меньше, чем было. Профессиональный кадровый менеджер знает самые разные схемы работы с людьми в подобных случаях и поможет максимально сгладить острые углы. Кроме того, оплата разовой услуги – налаживания документооборота и премиальной схемы – значительно выгоднее, чем содержание штатного сотрудника.

Спрос упал – меняем план развития (когда нужна кадровая консультация)
История 5-я
Профессиональная косметика для волос, которая раньше шла весьма бойко (сеть киосков Аркадия размещалась в популярных торговых центрах с прекрасной проходимостью, так что на количество покупателей жаловаться не приходилось), стала, в связи с кризисом, пользоваться куда меньшим спросом. Успешные продавцы, львиную долю прибыли которых составлял процент от продаж, начали роптать и подумывать об уходе, менее успешные, наоборот, затихли, держась за свой небольшой оклад. Нужно было срочно что-то делать – перекраивать план развития, пересматривать показатели эффективности… нужно было с кем-то посоветоваться.

Аркадий рассказал, что это нестандартная для него ситуация, и ему нужно понять, как лучше действовать, для чего он и пришёл на разовую консультацию.

Мы предложили ему разделить проблему на несколько частей: управленческое решение, связанное с сохранением бизнеса; удержание лучших работников; правильный пересмотр и оформление показателей эффективности работы. Такое деление сразу помогло внести ясность в ситуацию и структурировать проблему. В итоге потребовалось всего две консультации, чтобы Аркадий прояснил все основные вопросы по персоналу, которые его волновали.

Со своей стороны, хотим отметить, что здесь решающее значение сыграл фактор времени, ведь Аркадию нужно было принять решение как можно быстрее, а значит и квалифицированную консультация была необходима сразу. Надо отметить, что у нас вообще не очень развита эта область кадрового консультирования, чаще предлагается либо договор на аусорсинг (кадровое сопровождение), либо полноразмерный консалтинг (на какой-то большой или сложный проект). А ведь часто бывает, что нужно с кем-то обсудить конкретный вопрос или проблему или получить «экспертное» мнение специалиста.

Ситуация форс-мажора нередко требует гибкого подхода к ситуации и умения быстро перестроиться. При этом необходимо учитывать интересы сотрудников и не позволить им разбежаться, пока компанию «штормит». И здесь преимущество кадровой консультации не только в профессиональных знаниях, но и в огромном опыте работы с аналогичными задачами. Мало того, внешний специалист всегда может обратиться к коллегам и собрать их знания и опыт решения подобной проблемы. А разбираться с внештатными ситуациями, имея готовый алгоритм действий, которые уже сработали в похожих ситуациях, гораздо легче и надёжнее.

Ещё статьи и услуги по теме